Freitag, 3. Oktober 2014

Tipps für Ihre Unternehmenskommunikation und Public Relations


Unternehmenskommunikation
Unternehmenskommunikation bzw. Public Relations hat das Ziel, ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit bekannt zu machen, relevante Informationen über Produkte und Dienstleistungen der Zielgruppe mitzuteilen.
Der Bekanntheitsgrad ist für viele kleine Unternehmen die Voraussetzung, um überhaupt Kunden zu gewinnen. Wenn die Budgets klein und große Werbeaktivitäten nicht möglich sind, kann die (in der Regel kostenlose) Public Relations – Öffentlichkeitsarbeit – eine effiziente Alternative darstellen.
Doch worauf sollten Sie bei Ihrer Unternehmenskommunikation achten und wie schaffen Sie es, mit Ihrer Unternehmenskommunikation auch die Medien und in weiterer Folge Ihre potentiellen Kunden zu begeistern?


1. Geschäftsprinzip der Medien 

Im Normalfall versucht ein Medium, zB. eine Tageszeitung oder Magazin durch das Anbieten von zielgruppenrelevanten Informationen (Nachrichten, Beiträge, Bilder, Reportagen, etc…) möglichst viele Leser/innen zu gewinnen. Die große Anzahl an Leser/innen ist das beste Argument, um gut bezahlte Werbeflächen in diesen Zeitungen zu verkaufen. Die Herausforderung der Medien dabei ist, die Zeitung, das Magazin, die Sendezeit „voll zu bekommen“. Also genug relevante Informationen im Medium zu haben, damit das Interesse der Leser/Innen konstant hoch bleibt. Deshalb kommen besonders Nachrichtenmedien sehr oft in den Verruf, geradezu auf „schlechte Nachrichten“ oder Katastrophen zu warten. In der nachrichtenarmen Zeit (meist Sommer) entstehen dann die immer gleichen Geschichten vom Ungeheuer in Loch Ness – ein untrügliches Zeichen für die „Saure Gurken Zeit“.
Public Relations Aufmacher

1.1 Was bedeutet das für Ihre Unternehmenskommunikation? 

Viele Jungunternehmer/innen scheuen Presseaussendungen als Teil ihrer Unternehmenskommunikation und PR, weil sie ohnehin nicht daran glauben, in den Medien vorzukommen.
Folgende Erkenntnisse können Sie dabei unterstützen, Ihre Public Relations erfolgreicher zu gestalten und Ihren Bekanntheitsgrad zu steigern:

  • Die „Saure Gurken-Zeit“ steigert die Chancen, dass Ihre Unternehmenskommunikation veröffentlicht wird. 
  • Erstellen Sie pro Medium einen eigenen PR Artikel und nehmen Sie inhaltlich Bezug zur „Leserschaft/Seher“ der ausgewählten Medien. Es macht einen Unterscheid, ob Sie einen PR Artikel für ein Society Magazin erstellen, oder für ein Wirtschaftsmagazin – und auch die Leser/innen sind unterschiedlich. 
  • Redaktionen brauchen Material zum Befüllen ihrer Medien, liefern Sie dieses Material, möglicherweise wird man Ihnen sogar dankbar sein. 
  • Je spannender (aufregender) Ihre Botschaften sind, umso eher werden Sie von Redaktionen verwendet. 
  • Entwickeln Sie ein spannendes Ereignis rund um Ihr Unternehmen und machen Sie eine spannende Geschichte daraus. (Ein simpler „Tag der offenen Tür“ ist mittlerweile ein bisschen abgedroschen).
  • Senden Sie Bilder mit. 
  • Versuchen Sie einen persönlichen Kontakt mit der/m zuständigen Redakteur/in herzustellen. 
  • Nutzen Sie „heiße Saisonen“ um Ihren Branchenfachartikel zu platzieren (Ihre Schoko-Osterhasen finden klarerweise nur zu Ostern Aufmerksamkeit). 



 

 

2. Welche Medien sind interessant für Ihre Unternehmenskommunikation?

Je mehr Leser/innen bzw. Seher/innen ein Medium hat umso besser, denn umso mehr potentielle Kunden können Sie erreichen. Auflagenstarke bzw. reichweitenstarke Medien müssen jedoch viele unterschiedliche Menschen erreichen und mit Inhalten befriedigen und quasi „für jeden etwas dabei haben“. Gleichzeitig sind die großen Medien in der Regel national ausgerichtet und weniger an regionalen Themen interessiert.
Gleichzeitig macht es für Sie wenig Sinn, in einem großen Medium präsent zu sein, wenn Sie darin nicht Ihre Zielgruppe finden.
Als junges Unternehmen haben Sie wahrscheinlich auch ihre unternehmerischen Ziele eher regional ausgerichtet. Deshalb versuchen auch sehr viele Unternehmer/innen Ihre Botschaften in regionalen Medien (Bezirkszeitungen, Ortszeitungen, etc.) unterzubringen.

Möglicherweise sind Sie mit Ihrer Öffentlichkeitsarbeit bei einem sehr großen Medium nicht gut aufgehoben.

2.1 Welches Medium passt zu Ihrem Unternehmen

Bevor Sie für sich das ideale Medium bestimmen, sollten Sie über Ihr eigenes Unternehmen nachdenken:
  • Wer ist Ihre Zielgruppe (Mann, Frau, Bedürfnisse, Alter, etc.)? 
  • Wie lebt diese Zielgruppe (Einkommen, Freizeitverhalten, Medienverhalten, etc.)? 
  • Wo lebt diese Zielgruppe? 
  • Wo und wie groß ist Ihr Markt?
Im zweiten Schritt widmen Sie sich Ihrem Angebot
  • Welche Produktkategorie bieten Sie an (Heimwerker, Einrichtung, Lebensmittel, etc.)? 
  • Was ist die Besonderheit Ihre Angebotes (Stärken, Schwächen, Alleinstellungsmerkmal)?
  • Was könne, sagen Ihre Mitbewerber und wo (in welchem Medium) sind Ihre Mitbewerber präsent?
Im letzten Schritt versuchen Sie das passende Medium zu finden, das die eben definierten Vorgaben/Kriterien erfüllen kann und abdeckt.

3. Public Relations für kleine Unternehmen - Die Umsetzung

Wie können nun kleinere oder junge Unternehmen konkret ihre PR-Ziele umsetzen und damit ihren Bekanntheitsgrad steigern? In den folgenden Kapiteln sollten Sie einige Anregungen dazu finden.

3.1 Unternehmensauftritt

Als Basis für Ihre Unternehmenskommunikation bietet es sich an, eine Art „Pressemappe/Unterlage“ zu erstellen. Damit ist nicht gemeint, ein umfangreiches Werk im Hochglanz Stil zu entwickeln, wie es börsennotierte Unternehmen in der Regel verteilen, sondern eine einfache, auf DIN A4 Seite zusammengefasste Übersicht über Ihr Unternehmen zu geben.
Die darin enthaltenen Kerninformationen bieten für Redakteure in der Regel eine erste Übersicht über Ihr Unternehmen. Darin sollten folgende Informationen enthalten sein:
  • Name des Unternehmens 
  • Unternehmensgegenstand 
  • Besonderheiten des Unternehmens (USP, spezielles Angebot, etc.) 
  • Gründungsdatum 
  • Ansprechpartner 
  • Adresse und Kontaktdaten 
  • 2-3 Bilder, die Ihr Unternehmen /die Personen darstellen
Diese Unternehmensinformationen sollten bei jeder Aussendung, bzw. bei jedem Gespräch mit Redakteuren zur Verfügung gestellt werden. Damit erhöhen Sie die Chancen, zusätzlich zum Inhalt der Presseaussendung auch eine Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens im betreffenden Medium zu erhalten.
Auch wenn es vielleicht mühsam ist, diese Unternehmensinformation zu erstellen, bedenken Sie, dass sie, einmal gemacht, immer wieder verwendet werden kann.



 

 

3.2 Inhalte schaffen

Die Basis für jede Öffentlichkeitsarbeit ist der Inhalt, Ihre Botschaft. Diese sollte, wie oben beschrieben, möglichst interessant und „aufregend“ sein, um Beachtung zu finden und veröffentlicht zu werden.

Übliche Botschaften (kleinerer Unternehmen):
  • Neueröffnungen 
  • Neue Produkte/Dienstleistungen 
  • Neuübernahmen 
  • Neue Technologien/Erfindungen/Anwendungsbereiche 
  • Tag der offenen Tür/Hausmessen 
  • Aktionen 
  • Saisonale Schwerpunkte

Unternehmensbericht
Unternehmensbericht in einer regionalen Zeitung
Überlegen Sie sich an Hand der beispielhaft erwähnten PR-Themen, wie interessant diese Inhalte sind, ob Sie selbst beeindruckt davon wären und wie neugierig Sie diese Themen in einem Medium machen würden!

3.2.1 Nachrichten kreieren

So mancher Inhalt muss ein wenig „aufgepeppt“ werden, damit er auch Aufmerksamkeit erregt und in den Medien weitergegeben wird.
Deshalb hier auch die Anregung:
  • Machen Sie aus einem alltäglichen Ereignis ein „besonderes Ereignis“ indem Sie zusätzliche, außergewöhnliche Attraktionen schaffen 
  • die Geschäftseröffnung mit dem Bürgermeister, dem Promi, der Musikkapelle. 
  • Die Aktion, die wirklich einmalig ist (Kunden in Badekleidung bekommen Sonderrabatt)
  • Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf (oder sprechen Sie mit Eventspezialisten) und „kreieren“ Sie ein Ereignis, indem Sie verschiedene, interessante, beeindruckende und ungewöhnliche Elemente zu einem Gesamtereignis zusammenfügen.
Unternehmenskommunikation Apple

iPhone 6 Käufer stehen Stunden vor dem T-Mobile Store um ein
Gratis-iPhone zu erhalten. Bild: dasbiber.at
Nehmen Sie große Konzerne als Beispiel. Diese haben in der Regel zwar mehr Geld für Ihre Unternehmenskommunikation, aber hohe Kreativität hat nichts mit Geld zu tun. Auch „billige“ Aktionen können ihre Wirkung haben!

3.3 Verteilung der Inhalte, Abläufe in der Öffentlichkeitsarbeit

Haben Sie Ihre Inhalte fertig, erstellen Sie einen entsprechenden Text, versehen mit Bildern und Hinweisen betreffend eine Kontaktperson. Vergessen Sie nicht die oben beschriebene Unternehmensinformation.
  • Definieren Sie die für Sie geeigneten Medien und versuchen Sie den/die zuständige/n Redakteur/in ausfindig zu machen.
    Die fachliche Zuständigkeit der Medienmitarbeiter/innen ist wichtig, damit Ihre Unterlagen nicht sinnlos in den Redaktionen herum“reisen“. Außerdem ergibt sich so eine persönliche Ansprache und damit die Chance auf mehr Beachtung. 
  • Senden Sie die Unterlagen per Post/Mail an die zuständige Person und bieten Sie weitere Informationen oder ein persönliches Gespräch bei Bedarf an. 
  • Kontaktieren Sie 2-3 Tage später telefonisch den/die zuständige/n Redakteur/in und fragen Sie, ob sich zum gesandten Inhalt Fragen ergeben haben, bzw. ob der Inhalt interessant für das Medium ist.
  • Bieten Sie bei dieser Gelegenheit ein persönliches Gespräch mit detaillierteren Inhalten an.

Verstehen Sie bitte diese Vorgangsweise als groben Ablauf, als „eine Möglichkeit der Verteilung von Inhalten“ und nicht als starre einzig mögliche Art der Verteilung.

Alternativ dazu bietet sich ein persönliches Gespräch an, um Unternehmensinformationen mitzuteilen. Fairerweise muss man aber davon ausgehen, dass auch die Zeit der Journalisten begrenzt ist und daher der persönliche Besuch nicht immer möglich ist.

3.4 Umgang mit Medienvertretern

Medienvertreter „sind auch nur Menschen“. Ihr Job ist es, die Zeitung (Magazin, etc.) zu füllen und interessante Berichte zu finden und zu veröffentlichen. Im direkten Umgang mit ihnen ist daher Respekt und übliche Höflichkeit der normale, zu empfehlende Weg. Ersparen Sie sich unseriöse Beeinflussungsversuche oder Ansätze von „Meinungskauf“.
Eine gastronomische Einladung ist ok, aber eigentlich sollte Ihre Geschichte überzeugend sein und entsprechende positive Reaktionen auslösen.
Und wenn Sie zu hören bekommen, dass Ihre Inhalte zu wenig interessant sind, ärgern Sie sich nicht über den Redakteur, sondern arbeiten Sie an sich und Ihren Mitteilungen.

Es liegt in der Natur der „Informations-Weitergabe“, die jeweiligen Informationen exklusiv und idealerweise als erster zu veröffentlichen.
Deshalb ist es durchaus von Vorteil, unterschiedliche Inhalte, bzw. unterschiedlich gestaltete Inhalte auszusenden. Dadurch erlangen Ihre Inhalte eine individuell auf jedes Medium abgestimmte Informationsaufbereitung.
Wenn Sie bereits mit einer Zeitung enger zusammenarbeiten, empfehle ich diesem Partner vorweg auch Exklusivität anzubieten und somit die Verbundenheit zu untermauern und zu festigen.

3.5 Externe Public Relations Dienstleister und Partner

Wenn Sie bereit sind, „ein wenig Geld“ in die Hand zu nehmen, bietet es sich an, externe Profis als Unterstützung für eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation hinzuzuziehen.
Man kann in der Regel davon ausgehen, dass diese externen Personen ihren Job gut machen und die erzielbare Wirkung größer ist:

PR Agenturen 
  • erstellen Pressemappen 
  • führen Gespräche mit Medienvertreter 
  • organisieren Pressekonferenzen 
  • erstellen Texte 
  • betreuen Sie bei negativen, ausufernden Presseberichten

Texter
Halten Sie sich für nicht so talentiert spannende, interessante Texte zu verfassen? Texter unterstützen Sie dabei und liefern entsprechende Informationen, die Sie dann selbst verteilen.

Fotografen/Grafiker
Sie werden Bilder benötigen, um Ihre Inhalte ansprechend zu gestalten. Verzichten Sie bitte auf Ihre Hobbyfotografen-Künste. Nichts ist peinlicher und sehr oft auch mit gegenteiliger Wirkung verbunden, als schlecht gemachte Fotos.

Gleiches gilt für Darstellungen, die von grafischen Elementen leben. Der Profi kostet zwar etwas Geld ist aber professioneller und im Resultat wirkungsvoller.

Eine der wesentlichen Herausforderungen für erfolgreiche Unternehmenskommunikation ist die Kreativität bei der Entwicklung von Informationen, die von Medien - und natürlich von Ihrer Zielgruppe begeistert aufgenommen und verbreitet werden.
Weitere Informationen zu Public Relations und Öffentlichkeitsarbeit im Allgemeinen.



Buchempfehlung zu Unternehmenskommunikation und Public Relations

    
                        

Kommentare:

  1. Jens18:43

    Interessant finde ich das Angebot von http://virtuellesbuero.at, da kann man sich in prestigevolle Adressen einmieten, ohne tatsächlich ein Büro zu haben. Kann für die PR eines Unternehmens auch recht sinnvoll sein

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    1. Stimmt, das kann helfen. Vielen Dank.

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